Effiziente Lohnbuchhaltung: So verzahnen sich Payroll und Finanzbuchhaltung (Fibu)
Eine saubere Lohnbuchhaltung ist weit mehr als „Lohn auszahlen“. Hinter den Kulissen laufen zahlreiche Berechnungen, Abstimmungen und Buchungen, damit Mitarbeitende korrekt bezahlt werden und die Finanzbuchhaltung jederzeit stimmt. In diesem Beitrag zeigen wir, was zur Payroll gehört, wie sie nahtlos mit der Fibu zusammenspielt und welche Best Practices sich bewährt haben.
1) Was zur Payroll gehört – und wie sie in die Fibu integriert wird
Zur Payroll gehören – je nach Anstellungssituation – neben dem Bruttolohn verschiedene Abzüge und Arbeitgeberbeiträge: AHV/IV/EO, ALV (gegebenenfalls mit ALV-2), UVG für Berufs- und Nichtberufsunfälle sowie KTG, dazu die BVG-Beiträge inklusive Koordinationsabzug, Familienzulagen (FAK/Kinderzulagen) und, falls zutreffend, Quellensteuer. Ebenfalls zu berücksichtigen sind Spesen, der 13. Monatslohn sowie Ferien- und Feiertagsanteile bei Stundenlöhnen. Aus all dem ergibt sich der Nettolohn, also der tatsächliche Auszahlungsbetrag an die Mitarbeitenden. In der Finanzbuchhaltung werden die Lohnarten klar strukturiert erfasst: Der Personalaufwand läuft über die Kontogruppe 50xx, die geschuldeten Beiträge an Ausgleichskassen, Versicherer, Steuerämter und Pensionskassen werden als kurzfristige Verbindlichkeiten auf 22xx/23xx geführt, und die effektiven Zahlungen werden über Bank/Kasse (10xx/1020 ff.) abgebildet.
Im Monatsablauf bedeutet das konkret: Zuerst wird die Payroll verarbeitet, vom Bruttolohn über die Abzüge und Arbeitgeberbeiträge bis zum Nettolohn. Anschliessend werden die Lohnjournale automatisiert in der Fibu verbucht, sodass Aufwand- und Verbindlichkeitskonten korrekt gefüllt sind. Danach erfolgt die Auszahlung der Nettolöhne an die Mitarbeitenden über die Bank. Die fälligen Abgaben an AHV, ALV, UVG, KTG, BVG und gegebenenfalls die Quellensteuer werden gemäss den jeweiligen Terminen überwiesen. Abschliessend werden Bankbewegungen und Lohndurchlaufkonto miteinander abgestimmt, damit die Lohnbuchhaltung und die Fibu nahtlos ineinandergreifen.
2) Lohndurchlaufkonto, Fibu und Jahresabschluss
Das Lohndurchlaufkonto fungiert als Drehscheibe zwischen Payroll und Bank: Auf der Soll-Seite werden die in der Lohnabrechnung verbuchten Nettolöhne erfasst, auf der Haben-Seite die tatsächlich über die Bank ausbezahlten Beträge. Ziel ist, dass dieses Konto per Monats- und Jahresende auf Null steht. Entstehen Abweichungen, sind sie klar zu behandeln: Wurde zu viel ausbezahlt – also mehr überwiesen, als das Lohnjournal ausweist – entsteht eine Forderung gegenüber Mitarbeitenden, die zurückgefordert oder verrechnet wird. Wurde zu wenig ausbezahlt – also weniger überwiesen als verbucht – liegt eine Verbindlichkeit gegenüber Mitarbeitenden vor, die nachzuzahlen ist.
Für den Jahresabschluss bedeutet das: Sämtliche Verbindlichkeiten aus AHV/ALV/UVG/KTG/BVG und gegebenenfalls Quellensteuer müssen mit den eingegangenen Meldungen und Abrechnungen abgestimmt werden. Zudem sind Rückstellungen für den 13. Monatslohn, Ferien- und Überstundenansprüche (sofern geschuldet) sowie für Boni bzw. variable Vergütungen zu bilden. Die Lohnausweise sind vollständig zu erstellen und auf Korrektheit zu prüfen. Schliesslich werden offene Posten mit Sozialversicherern und der Pensionskasse geklärt, damit Payroll und Fibu inhaltlich und betragsmässig sauber abschliessen.
3) Häufige Stolpersteine
Häufige Stolpersteine entstehen vor allem durch fehlerhafte Stammdaten und Parametrisierung: BVG-Eintrittsschwelle und Koordinationsabzug, ALV-Grenzen, NBU-Pflicht, FAK-Sätze, Quellensteuer-Tarif (abhängig von Zivilstand und Wohnort) oder eine falsche UVG-Klassierung. Besonders bei Stundenlöhnen und häufigen Mutationen – etwa wechselnde Pensen, Ein- und Austritte, Ferien-/Feiertagszuschläge und 13.-Monatsanteile – führen verspätet erfasste Änderungen schnell zu aufwendigen manuellen Korrekturen. Ebenfalls problematisch sind nicht oder zu spät gebildete Abgrenzungen für den 13. Monatslohn, Ferien- und Überstunden sowie Boni. Kommen verspätete Zahlungen der Sozialabgaben hinzu, drohen Mahngebühren und Zinsen. Und wenn schliesslich die Abstimmung vernachlässigt wird – sei es beim Lohndurchlaufkonto oder bei den Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherern – weichen Buchhaltung und Zahlungsfluss voneinander ab, was den Monats- und Jahresabschluss unnötig erschwert.
4) Best Practices für eine reibungslose Payroll
- Klare Prozesse & Verantwortlichkeiten
On-/Offboarding-Checklisten, Vier-Augen-Freigabe für Lohnläufe, definierte Deadlines für Mutationen und Spesen. - Saubere Stammdatenpflege
Eintritt/Adresse/Zivilstand, Lohnartenzuordnung, Versicherungsdeckung, BVG-Plan – alles aktuell halten. - Monatliche Abstimmung
Lohndurchlaufkonto auf Null, Verbindlichkeiten mit Abrechnungen (AHV/ALV/UVG/KTG/BVG/Quellensteuer) und Bank abgleichen. - Transparente Kontierung
Einheitliche Konten (Personalaufwand 50xx; Verbindlichkeiten 22xx/23xx), klare Buchungstexte, Trennung AG-/AN-Anteile. - Vorausschauende Abgrenzungen
13. Monatslohn, Ferien/Überstunden, Boni rechtzeitig rückstellen – Überraschungen im Abschluss vermeiden. - Payroll-Kalender
Fälligkeiten für Meldungen/Zahlungen (monatlich/vierteljährlich/jährlich) fix einplanen. - Digitaler Belegfluss
Zentrale HR-Inbox für Mutationen/Spesen, strukturierte Ablage der Versicherungs- und Kassenbelege.
5) Fazit
Payroll kann komplex sein – muss sie aber nicht. Mit korrekter Einrichtung, klaren Prozessen und sauberer Abstimmung läuft die Lohnbuchhaltung effizient und rechtssicher. Wir haben das für zahlreiche Mandate etabliert und nehmen Ihnen diese Arbeit gerne ab, damit Sie sich auf Ihr Geschäft und Ihre Kundschaft konzentrieren können.
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